Réserver un transfert pour un dirigeant à Genève ne prend que quelques minutes si vous recueillez une fois pour toutes les bonnes informations et les réutilisez : numéro de vol, numéro de portable, adresses exactes, passagers et bagages. La plupart des trajets sont courts, le centre-ville étant à quelques minutes de l'aéroport et Lausanne à environ 61 km, mais les dirigeants remarquent chaque détail. AirportsTransfers.ch est conçu pour ce type de réservation, avec des prix fixes, le suivi des vols et des factures pour les entreprises.
- L'essentiel : numéro de vol, numéro de portable, adresses de prise en charge et de dépose
- Véhicule : Classe E pour la plupart des trajets, Classe S pour les invités de haut niveau, Classe V pour les groupes
- Changements : retards de vol gérés automatiquement grâce au suivi des vols
- Paiement : prix fixe, carte, Apple Pay ou Google Pay, factures entreprise
- Souplesse : chauffeur à l'heure dès deux heures pour les journées chargées
Les informations à recueillir à chaque fois
Une bonne réservation commence par des informations complètes. Pour une prise en charge à l'aéroport, le numéro de vol est plus utile que l'heure d'arrivée, car il permet au chauffeur de suivre l'avion et de s'adapter s'il atterrit en avance ou en retard. Ajoutez le numéro de portable du dirigeant, idéalement un numéro qui fonctionne à l'étranger, afin que le chauffeur puisse lui envoyer un message à l'atterrissage. Indiquez l'adresse exacte de destination, y compris l'entrée du bâtiment ou le nom de l'hôtel, ainsi que le nombre de passagers voyageant ensemble.
Les bagages sont souvent oubliés. Un dirigeant seul avec un bagage cabine ne pose aucun problème, mais un voyage d'une semaine avec housse à costume, sacoche d'ordinateur et grande valise, ou un séjour d'hiver avec des skis, change le véhicule nécessaire. Notez les préférences qui comptent pour votre dirigeant : un trajet au calme pour passer des appels, une bouteille d'eau, une température particulière, ou s'il apprécie une brève conversation ou préfère le silence.
Choisir le bon véhicule
La Berline Affaires Mercedes Classe E convient à la plupart des trajets individuels : elle transporte jusqu'à trois passagers et trois bagages et offre un espace calme pour travailler ou téléphoner. La Berline Première Mercedes Classe S est le choix pour les cadres dirigeants, les administrateurs ou les invités importants, lorsque la voiture elle-même fait partie de l'image donnée. Le Mercedes Classe V accueille jusqu'à sept passagers et dix bagages, idéal pour une équipe de direction arrivant ensemble ou un voyage en famille vers la montagne, et le minibus Sprinter couvre les groupes plus importants.
Lorsqu'un dirigeant reçoit des visiteurs, réservez la voiture de l'invité comme vous le feriez pour votre propre patron, et indiquez à l'avance à l'invité qui viendra l'accueillir. Cela fait honneur à l'hôte et évite le moment gênant d'un visiteur cherchant un taxi dans le hall des arrivées.
Gérer les changements et les imprévus
Les agendas des dirigeants changent sans cesse. Les retards de vol sont absorbés automatiquement : le chauffeur suit le vol et l'attente est incluse s'il atterrit en retard, inutile donc d'appeler lorsqu'un avion est retenu. Les vrais changements, comme un nouveau vol, un autre hôtel ou un passager supplémentaire, doivent être transmis dès que vous les connaissez, en modifiant la réservation ou en écrivant à l'équipe. Gardez la référence de réservation sous la main pour que les modifications soient rapprochées rapidement.
Pour les journées à plusieurs rendez-vous, envisagez de réserver un chauffeur à l'heure plutôt que des trajets séparés. Une voiture avec chauffeur à la disposition de votre dirigeant, avec un minimum de deux heures, attend devant chaque rendez-vous et s'adapte aux dépassements sans que vous ayez à réserver de nouveau. Cela supprime aussi toute incertitude pour le dirigeant, qui sait que la voiture sera là à sa sortie.
Instaurer une routine fiable
Les assistants qui réservent régulièrement gagnent à adopter une routine simple. Tenez un profil pour chaque dirigeant avec ses hôtels habituels, ses préférences et son numéro de portable. Envoyez au dirigeant une note de confirmation indiquant le point de rendez-vous du chauffeur et le type de véhicule. Pour les déplacements en montagne, vérifiez l'état des routes en hiver et prévoyez du temps supplémentaire le samedi ; Verbier, par exemple, est à environ deux heures dans une circulation normale. Pour les déplacements en France, comme Annecy à environ 40 minutes ou Chamonix à environ 1 h 15, rappelez au voyageur d'emporter des documents valables.
Enfin, pensez à la comptabilité. Les prix fixes facilitent l'approbation, car le coût est connu avant le trajet, et les factures entreprise simplifient les notes de frais et l'imputation par centre de coûts. Les allers-retours peuvent être réservés ensemble pour gagner du temps.
Réserver avec AirportsTransfers.ch
Réservez en ligne avec AirportsTransfers.ch : le prix fixe par véhicule s'affiche avant le paiement par carte, Apple Pay ou Google Pay, et des factures sont établies pour les comptes entreprise. Votre dirigeant est accueilli aux arrivées avec une pancarte nominative, le vol est suivi et l'attente est incluse en cas de retard. Des sièges enfants peuvent être demandés pour les voyages en famille, et les skis voyagent s'ils sont signalés à la réservation. Pour les changements urgents ou les journées à plusieurs arrêts, l'équipe est disponible 24 h/24 et 7 j/7 par téléphone ou WhatsApp au +41 78 346 56 77.
