Un viaggio stampa vive o muore del suo programma: giornalisti e content creator arrivano con voli diversi, hanno poco tempo e devono vedere il più possibile senza sentirsi di fretta. Dall'aeroporto di Ginevra, Losanna dista circa 61 km, Montreux 91 km e le località alpine due o tre ore di strada. AirportsTransfers.ch gestisce i numerosi ritiri e trasferimenti in modo che i team di PR possano concentrarsi sulla storia.
- Gruppo tipico: da quattro a quindici giornalisti o creator da più Paesi
- Sfida principale: arrivi scaglionati e itinerari serrati
- Veicoli: Classe V fino a 7 con attrezzature, Sprinter per i gruppi più numerosi
- Flessibilità: autista a ore per le soste di ripresa
- Documento chiave: un manifesto con voli, telefoni e attrezzature
Le esigenze particolari dei viaggi stampa
A differenza di un gruppo aziendale, un gruppo stampa è composto da singoli con impegni propri. Un autore di viaggi vuole tempo per esplorare e prendere appunti, un fotografo cerca la luce migliore, un video creator deve riprendere transizioni e arrivi, e una troupe televisiva può portare casse di attrezzature. La maggior parte viaggia da città diverse, spesso nello stesso giorno ma con voli diversi, e alcuni possono fermarsi solo per una parte del programma.
L'organizzatore, che sia un'agenzia di PR, un ente turistico, un gruppo alberghiero o un brand, vuole che ogni partecipante abbia un'esperienza fluida e positiva, perché quell'esperienza influenza la copertura mediatica. Il trasporto fa parte della storia: un autista che attende con un cartello con il nome e un comodo viaggio lungo il lago creano una forte prima impressione.
Pianificare i ritiri per arrivi scaglionati
Iniziate raccogliendo dati di volo, numeri di telefono e quantità di attrezzatura di ciascun partecipante. Raggruppate in un veicolo chi arriva a breve distanza di tempo, ma evitate di far attendere troppo a lungo chi arriva prima i voli successivi; un'auto separata vale spesso la pena per mantenere positivo l'umore del gruppo. Per i partecipanti che arrivano in treno da altre parti della Svizzera, pianificate un ritiro in stazione.
Il monitoraggio dei voli permette agli autisti di adattarsi ai ritardi, e l'attesa è inclusa se un volo atterra in ritardo, così un giornalista in ritardo viene comunque accolto all'arrivo. Comunicate in anticipo un punto d'incontro chiaro e il contatto dell'autista, e tenete l'organizzatore aggiornato in tempo reale man mano che i partecipanti vengono ritirati.
Costruire un itinerario serrato ma realistico
I viaggi stampa nella regione del lago di Ginevra e sulle Alpi combinano spesso una città, un lago e una destinazione di montagna in tre o quattro giorni. Un esempio tipico: arrivo a Ginevra e serata nella città vecchia; una giornata a Losanna e nei vigneti del Lavaux; un trasferimento a Montreux o Gstaad; poi il ritorno all'aeroporto. Mete di montagna come Zermatt, raggiunta via Täsch a circa 2 h 35 dall'aeroporto, o Chamonix, a circa 1 h 15 oltre il confine francese, aggiungono un capitolo spettacolare ma richiedono più tempo per essere raggiunte.
Lasciate spazio all'imprevisto: un fotografo può voler fermarsi a un punto panoramico, un'intervista può prolungarsi o il tempo può cambiare. Un autista a ore, con un minimo di due ore, rende facili questi aggiustamenti, perché il veicolo resta con il gruppo e si adatta alla giornata anziché seguire un orario di trasferimento fisso.
Attrezzature e creazione di contenuti
I gruppi media portano spesso più bagagli del solito: borse per fotocamere, treppiedi, droni, luci, computer portatili. Una Mercedes Classe V trasporta fino a sette passeggeri e dieci bagagli, mentre un minibus Sprinter è adatto a gruppi più numerosi con più attrezzature. Segnalate gli oggetti ingombranti al momento della prenotazione, così come sci o attrezzatura sportiva per i viaggi invernali.
I creator a volte vogliono filmare il veicolo o il viaggio stesso. Discutetene in anticipo con l'organizzatore e il team dei trasporti per garantire che sia possibile in sicurezza e senza interferire con il programma. Per le riprese sulle strade di montagna la sicurezza viene prima di tutto: le soste vanno fatte solo dove è sicuro e consentito.
Partenze e follow-up
Le partenze sono spesso più complicate degli arrivi, perché i partecipanti ripartono a orari diversi per prendere voli verso città diverse. Pianificate trasferimenti individuali o per piccoli gruppi dall'ultimo hotel, lasciando tempo sufficiente per il check-in, soprattutto sui percorsi dalle montagne. Se un partecipante prolunga il soggiorno, è possibile prenotare un transfer di ritorno separato.
Dopo il viaggio, una breve verifica di ciò che ha funzionato e di ciò che si può migliorare, compresi i tempi di trasporto e di attesa, aiuta a perfezionare il successivo programma stampa.
Prenotare i transfer per i media con AirportsTransfers.ch
Per ogni viaggio stampa, AirportsTransfers.ch mostra il prezzo fisso per veicolo prima del pagamento online con carta, Apple Pay o Google Pay, con fatture per agenzie e aziende. Ogni partecipante viene accolto con un cartello con il nome, i voli sono monitorati e l'attesa è inclusa in caso di ritardo. I seggiolini per bambini sono disponibili su richiesta e gli sci vengono trasportati se indicati al momento della prenotazione. Per organizzare i transfer di un viaggio stampa, chiamate o scrivete su WhatsApp al +41 78 346 56 77, disponibili 24 ore su 24.
