Per un transfer privato dall'aeroporto di Ginevra, la ricevuta nasce con la prenotazione stessa: paga online e riceve una conferma, e se la sua azienda ha bisogno di una fattura formale, la richiede indicando il nome dell'azienda e i dati di fatturazione. Che si tratti di un tragitto di 45 minuti fino a Losanna o di un transfer di 2 h fino a Verbier, AirportsTransfers.ch può emettere fatture per le aziende, il che semplifica note spese e fatturazione ai clienti.
- Prova di pagamento: pagamento online e conferma di prenotazione
- Fattura formale: disponibile per le aziende su richiesta
- Dati da fornire: nome dell'azienda, indirizzo di fatturazione, eventuale riferimento o centro di costo
- Prezzo fisso: l'importo è noto prima del pagamento, il che facilita l'approvazione
- Momento migliore per chiedere: alla prenotazione, non settimane dopo
Ricevuta o fattura: qual è la differenza?
Una ricevuta o conferma di pagamento dimostra che un pagamento è stato effettuato: importo, data e servizio. Per molti viaggiatori privati, e per alcuni sistemi di rimborso spese aziendali, è sufficiente. Una fattura formale va oltre. È intestata a un'azienda indicata per nome, include il suo indirizzo di fatturazione e di solito tutti i riferimenti di cui ha bisogno l'ufficio amministrativo, come un ordine d'acquisto o un codice di progetto. Le organizzazioni più grandi, gli enti pubblici e le istituzioni internazionali spesso richiedono una fattura regolare prima di rimborsare o pagare.
Prima di partire, controlli la politica sulle spese del suo datore di lavoro. Alcune aziende accettano estratti conto della carta e conferme di prenotazione; altre insistono su una fattura intestata all'azienda. Saperlo in anticipo evita di inseguire i documenti dopo il viaggio.
Vale anche la pena sapere chi richiederà il rimborso. Se un collega prenota per suo conto e paga con una carta aziendale, la fattura va all'azienda e potrebbe non dover presentare nulla. Se prenota e paga lei stessa, sarà lei a presentare la richiesta, quindi si assicuri che i documenti riportino le informazioni richieste dal suo datore di lavoro. Gli assistenti che prenotano per più dirigenti dovrebbero annotare il nome del viaggiatore su ogni prenotazione, così da poter abbinare i documenti senza congetture.
Dati da fornire alla prenotazione
Il modo più semplice per ottenere il documento giusto è fornire le informazioni al momento della prenotazione. Dati utili includono:
- La denominazione legale esatta dell'azienda a cui fatturare.
- L'indirizzo di fatturazione completo, che può differire dall'ufficio che visiterà.
- Una partita IVA o un numero di registro delle imprese, se il suo ufficio amministrativo lo richiede sulle fatture.
- Un numero d'ordine d'acquisto, un centro di costo o un riferimento di progetto.
- Il nome del viaggiatore, così la fattura può essere abbinata al viaggio.
Usi il campo delle note di prenotazione per questi dati, oppure contatti direttamente il team se preferisce inviarli separatamente.
Note spese per i viaggiatori d'affari
I viaggiatori d'affari che pagano di persona e chiedono il rimborso beneficiano del modello a prezzo fisso. L'importo è mostrato prima del pagamento e non cambia con il traffico o i ritardi, il che rende l'approvazione più facile rispetto alle tariffe a tassametro. Conservi insieme la conferma di prenotazione e la fattura, idealmente salvate come PDF in una cartella per ogni viaggio. Se prenota contemporaneamente un transfer di ritorno, entrambe le tratte compaiono chiaramente, il che aiuta l'ufficio amministrativo a vedere l'intero viaggio.
Per riunioni presso organizzazioni internazionali, sedi di conferenze o uffici aziendali a Ginevra e Losanna, indichi con precisione l'indirizzo di destinazione. Un itinerario chiaro sui documenti risponde all'inevitabile domanda su quale fosse lo scopo di ciascun transfer.
Fatturare a un cliente o a una terza parte
Consulenti, organizzatori di eventi e assistenti spesso prenotano transfer per conto di qualcun altro e poi fatturano a un cliente. In tal caso, decida in anticipo a chi intestare la fattura: alla sua azienda, che poi rifattura al cliente, oppure direttamente al cliente. Mescolare le due soluzioni genera confusione. Se il cliente paga direttamente, gli chieda i suoi dati di fatturazione prima di prenotare e indichi sulla prenotazione il nome del viaggiatore e il riferimento del cliente.
Gli organizzatori di eventi che trasferiscono relatori o delegati preferiscono spesso una fattura per evento, con ciascun transfer elencato. Ne parli prima dell'evento anziché dopo e tenga un semplice foglio di calcolo di chi ha viaggiato e quando, abbinato alle conferme di prenotazione. Rende rapida la riconciliazione finale e le permette di rispondere alle domande del cliente sui singoli viaggi.
Tenere in ordine i documenti per i viaggi frequenti
Le aziende i cui dipendenti od ospiti viaggiano regolarmente attraverso l'aeroporto di Ginevra preferiscono spesso centralizzare prenotazioni e fatturazione anziché gestire ogni viaggio separatamente. Un unico referente che gestisce le prenotazioni, conserva i dati di fatturazione e riceve tutte le fatture mantiene le cose in ordine. Combinato con il servizio di autista a ore per le giornate di riunioni, con un minimo di due ore, copre la maggior parte delle esigenze di viaggio aziendale intorno a Ginevra e Losanna.
Prenotare con i documenti in ordine
Con AirportsTransfers.ch vede un prezzo fisso per veicolo prima di pagare in sicurezza online con carta, Apple Pay o Google Pay, e sono disponibili fatture per le aziende. L'autista accoglie il viaggiatore nell'area arrivi con un cartello con il suo nome, monitora il volo e attende se è in ritardo. Scelga una Business Sedan per una-tre persone, una First Class Sedan per i dirigenti o una Classe V per piccoli team. Per domande sulla fatturazione o sui viaggi aziendali regolari, contatti il team al +41 78 346 56 77, per telefono o WhatsApp, in qualsiasi momento.
