Bei einem Privattransfer ab dem Flughafen Genf beginnt der Beleg mit der Buchung selbst: Sie bezahlen online und erhalten eine Bestätigung, und wenn Ihr Unternehmen eine formelle Rechnung benötigt, fordern Sie diese mit dem Firmennamen und den Rechnungsangaben an. Ob die Fahrt 45 Minuten nach Lausanne oder 2 h nach Verbier dauert: AirportsTransfers.ch kann Rechnungen für Unternehmen ausstellen, was Spesenabrechnungen und die Verrechnung an Kunden vereinfacht.
- Zahlungsnachweis: Online-Zahlung und Buchungsbestätigung
- Formelle Rechnung: für Unternehmen auf Anfrage erhältlich
- Anzugebende Angaben: Firmenname, Rechnungsadresse, allfällige Referenz oder Kostenstelle
- Fixpreis: der Betrag ist vor der Zahlung bekannt, was die Genehmigung erleichtert
- Bester Zeitpunkt zum Fragen: bei der Buchung, nicht erst Wochen später
Beleg oder Rechnung: Was ist der Unterschied?
Ein Beleg oder eine Zahlungsbestätigung zeigt, dass eine Zahlung erfolgt ist: Betrag, Datum und Leistung. Für viele Privatreisende und für manche Spesensysteme von Unternehmen genügt das. Eine formelle Rechnung geht weiter. Sie ist an ein namentlich genanntes Unternehmen adressiert, enthält dessen Rechnungsadresse und in der Regel alle Referenzen, die die Finanzabteilung benötigt, etwa eine Bestellnummer oder einen Projektcode. Grössere Organisationen, öffentliche Stellen und internationale Institutionen verlangen oft eine ordentliche Rechnung, bevor sie erstatten oder bezahlen.
Prüfen Sie vor der Reise die Spesenrichtlinie Ihres Arbeitgebers. Manche Unternehmen akzeptieren Kartenabrechnungen und Buchungsbestätigungen, andere bestehen auf einer Rechnung auf den Namen des Unternehmens. Wer das vorher weiss, muss den Unterlagen nach der Reise nicht hinterherlaufen.
Wichtig ist auch, wer die Kosten geltend macht. Wenn ein Kollege in Ihrem Auftrag bucht und mit einer Firmenkarte bezahlt, geht die Rechnung an das Unternehmen, und Sie müssen womöglich nichts einreichen. Wenn Sie selbst buchen und bezahlen, reichen Sie die Abrechnung ein. Stellen Sie deshalb sicher, dass die Unterlagen die vom Arbeitgeber verlangten Angaben enthalten. Assistenzen, die für mehrere Führungskräfte buchen, sollten bei jeder Buchung den Namen der reisenden Person vermerken, damit sich die Unterlagen ohne Rätselraten zuordnen lassen.
Angaben bei der Buchung
Am einfachsten erhalten Sie das richtige Dokument, wenn Sie die Angaben bereits bei der Buchung machen. Nützlich sind:
- Der genaue juristische Name des Unternehmens, das fakturiert werden soll.
- Die vollständige Rechnungsadresse, die vom besuchten Büro abweichen kann.
- Eine MWST- oder Handelsregisternummer, falls Ihre Finanzabteilung diese auf Rechnungen verlangt.
- Eine Bestellnummer, Kostenstelle oder Projektreferenz.
- Der Name der reisenden Person, damit die Rechnung der Fahrt zugeordnet werden kann.
Nutzen Sie dafür das Feld für Buchungshinweise oder kontaktieren Sie das Team direkt, wenn Sie die Angaben lieber separat senden.
Spesenabrechnung für Geschäftsreisende
Geschäftsreisende, die selbst bezahlen und zurückfordern, profitieren vom Fixpreis-Modell. Der Betrag wird vor der Zahlung angezeigt und ändert sich weder mit dem Verkehr noch mit Verspätungen, was die Genehmigung einfacher macht als bei Taxameter-Tarifen. Bewahren Sie Buchungsbestätigung und Rechnung zusammen auf, am besten als PDF in einem Ordner pro Reise. Wenn Sie die Rückfahrt gleichzeitig buchen, erscheinen beide Strecken übersichtlich, sodass die Finanzabteilung die ganze Reise nachvollziehen kann.
Bei Terminen in internationalen Organisationen, Konferenzorten oder Firmenbüros in Genf und Lausanne geben Sie die Zieladresse genau an. Eine klare Reiseroute in den Unterlagen beantwortet die unvermeidliche Frage, wozu der jeweilige Transfer diente.
Einen Kunden oder Dritten belasten
Beratende, Eventveranstalter und Assistenzen buchen Transfers oft im Auftrag einer anderen Person und verrechnen sie dann einem Kunden. Entscheiden Sie in diesem Fall im Voraus, an wen die Rechnung adressiert werden soll: an Ihr eigenes Unternehmen, das dem Kunden weiterverrechnet, oder direkt an den Kunden. Eine Vermischung der beiden Varianten führt zu Verwirrung. Wenn der Kunde direkt bezahlt, bitten Sie ihn vor der Buchung um seine Rechnungsangaben und vermerken Sie den Namen der reisenden Person und die Referenz des Kunden bei der Buchung.
Eventveranstalter, die Referenten oder Delegierte befördern, bevorzugen häufig eine Rechnung pro Event, in der jeder Transfer aufgeführt ist. Besprechen Sie dies vor dem Event statt danach und führen Sie eine einfache Tabelle darüber, wer wann gereist ist, abgestimmt auf die Buchungsbestätigungen. So geht die Schlussabrechnung schnell, und Sie können Fragen des Kunden zu einzelnen Fahrten beantworten.
Unterlagen bei häufigen Reisen ordentlich führen
Unternehmen, deren Mitarbeitende oder Gäste regelmässig über den Flughafen Genf reisen, bevorzugen es oft, Buchungen und Rechnungsstellung zu zentralisieren, statt jede Reise einzeln zu behandeln. Eine Kontaktperson, die Buchungen verwaltet, die Rechnungsangaben hinterlegt und alle Rechnungen erhält, sorgt für Ordnung. In Kombination mit dem Chauffeur im Stundentarif für Tage mit Besprechungen, mit einem Minimum von zwei Stunden, deckt dies die meisten Geschäftsreisebedürfnisse rund um Genf und Lausanne ab.
Mit geordneten Unterlagen buchen
Bei AirportsTransfers.ch sehen Sie einen Fixpreis pro Fahrzeug, bevor Sie sicher online per Karte, Apple Pay oder Google Pay bezahlen, und Rechnungen für Unternehmen sind erhältlich. Der Chauffeur empfängt die reisende Person in der Ankunftshalle mit einem Namensschild, verfolgt den Flug und wartet, wenn er verspätet ist. Wählen Sie eine Business Limousine für ein bis drei Personen, eine First Class Limousine für Führungskräfte oder eine V-Klasse für kleine Teams. Bei Fragen zur Rechnungsstellung oder zu regelmässigen Firmenreisen erreichen Sie das Team jederzeit unter +41 78 346 56 77, telefonisch oder per WhatsApp.
