Prenotare un transfer per un'altra persona è semplice, purché tre elementi siano corretti: il nome del passeggero nella prenotazione, il suo numero di cellulare e il suo numero di volo. Che stia mandando un genitore in un hotel a Losanna, a 45 minuti dall'aeroporto di Ginevra, o un ospite in uno chalet a Verbier, a circa 2 h, AirportsTransfers.ch le permette di pagare come prenotante mentre l'autista accoglie il viaggiatore per nome.
- Passeggero principale: il nome del viaggiatore, come deve comparire sul cartello
- Numero di contatto: il cellulare del viaggiatore, più il suo come riserva
- Numero di volo: essenziale per il monitoraggio e gli orari
- Conferma: da inoltrare al viaggiatore con istruzioni chiare
- Pagamento: effettuato online dal prenotante, con fatture per le aziende
Chi prenota e chi viaggia
Si prenotano transfer per altri per i motivi più diversi: un figlio adulto che organizza un passaggio per i genitori anziani, un padrone di casa che accoglie gli invitati a un matrimonio, un'assistente che prenota per un dirigente, un'azienda che riceve un visitatore. In ogni caso prenotante e viaggiatore sono persone diverse, e la prenotazione deve rifletterlo. Il prenotante paga e riceve la conferma. Il viaggiatore è la persona che l'autista cerca agli arrivi e che chiama se qualcosa cambia.
Farlo correttamente conta più di quanto sembri. Un cartello con il nome sbagliato o il numero del prenotante che squilla in un altro Paese mentre il viaggiatore è agli arrivi sono le cause più frequenti di confusione.
Vale anche la pena decidere chi l'autista deve contattare in caso di cambiamenti. Per un genitore o un parente anziano, il prenotante può preferire essere chiamato per primo; per un visitatore d'affari, di solito è il viaggiatore stesso. Lo scriva chiaramente nelle note della prenotazione, così da non avere esitazioni il giorno stesso, soprattutto se il volo subisce un forte ritardo o viene dirottato su un altro aeroporto.
I dettagli che fanno la differenza
- Nome sul cartello: usi il nome del viaggiatore esattamente come lo riconoscerà, o un nome di gruppo per più ospiti.
- Cellulare del viaggiatore: un numero che funzioni all'estero e che sarà acceso dopo l'atterraggio.
- Numero del prenotante: come riserva se il viaggiatore non è raggiungibile.
- Numero e data del volo: l'autista li usa per seguire l'arrivo.
- Numero di passeggeri e bagagli: compresi sci, passeggini o sedie a rotelle.
- Seggiolini: da richiedere alla prenotazione se viaggiano bambini.
- Destinazione: l'indirizzo completo, con eventuali indicazioni di accesso per uno chalet o una residenza privata.
Preparare il viaggiatore
Inoltri la conferma al viaggiatore e aggiunga una breve nota personale: un autista la aspetterà nella sala arrivi con il suo nome su un cartello; se non lo vede, chiami questo numero. Per i viaggiatori anziani o poco abituati a viaggiare, è utile descrivere la sala arrivi in modo semplice: dopo il ritiro bagagli e la dogana, si esce nell'area pubblica dove attendono gli autisti. Precisi che l'autista segue il volo, quindi un ritardo non è un problema.
Se il viaggiatore non parla bene inglese o francese, avvisi il team in anticipo. Informazioni chiare su chi viene accolto e dove è diretto riducono la necessità di conversare all'arrivo.
Un breve messaggio al viaggiatore dopo l'atterraggio, per chiedere se ha trovato l'autista, tranquillizza entrambi. Molti prenotanti desiderano sapere quando il loro ospite è arrivato sano e salvo, quindi chieda al viaggiatore di inviare un breve messaggio una volta raggiunto l'hotel o lo chalet. Per chi organizza più ospiti, una chat di gruppo condivisa con gli orari di arrivo tiene tutti informati senza infiniti messaggi individuali.
Situazioni particolari
I viaggiatori anziani o con mobilità ridotta possono aver bisogno di assistenza in aeroporto, da organizzare con la compagnia aerea e non con la società di transfer; l'autista li accoglie poi all'uscita. Gli ospiti in arrivo su voli diversi possono avere ciascuno la propria prenotazione o essere raggruppati per orario di arrivo. I minori che viaggiano da soli richiedono un colloquio separato con la società di transfer prima della prenotazione. Per i visitatori aziendali, indichi la sua azienda come pagante e chieda una fattura con i suoi dati di fatturazione.
Pensi anche al viaggio di ritorno. Se prenota insieme anche il rientro, confermi l'orario di ritiro con il viaggiatore il giorno prima e si assicuri che sappia dove l'autista lo attenderà all'hotel o alla residenza.
Prenotare per conto di altri con AirportsTransfers.ch
Inserisca i dati del viaggiatore, scelga il veicolo e veda un prezzo fisso prima di pagare online con carta, Apple Pay o Google Pay. L'autista accoglie il suo ospite con un cartello con il nome, segue il volo e attende se atterra in ritardo. I seggiolini vengono montati su richiesta e gli sci dichiarati alla prenotazione. Le aziende possono ricevere fatture. Se desidera verificare i dettagli per telefono, il team è raggiungibile al +41 78 346 56 77, per telefono o WhatsApp, giorno e notte.
