Il Palexpo, il centro fieristico di Ginevra, si trova proprio accanto all'aeroporto di Ginevra, perciò la sfida per gli espositori non è la distanza ma il coordinamento: arrivi scaglionati del team, giorni di allestimento e smontaggio, campioni e materiale espositivo, e trasferimenti quotidiani tra il padiglione e hotel che possono trovarsi a Ginevra, Nyon o Losanna (61 km, circa 45 minuti). Un unico fornitore per tutti questi spostamenti mantiene il team nei tempi. AirportsTransfers.ch organizza berline, van e minibus per gli espositori, prenotati in anticipo e fatturati all'azienda.
- Posizione: accanto all'aeroporto di Ginevra, a pochi minuti di strada dal terminal
- Fasi principali: allestimento, giorni di fiera, eventi serali, smontaggio
- Veicoli: berline per i dirigenti, van Classe V per i team, minibus Sprinter per i gruppi
- Hotel: spesso distribuiti tra Ginevra, le località sul lago e Losanna nelle settimane di maggiore affluenza
- Amministrazione: prezzi fissi per veicolo, fatture aziendali, noleggio a ore disponibile
Giorni di allestimento: portare in sede il team dello stand
L'allestimento inizia di solito giorni prima dell'apertura dei cancelli, spesso con orari lunghi e partenze mattutine. Le persone coinvolte, dal responsabile dello stand ai tecnici e al team marketing, raramente arrivano con lo stesso volo. Prenotate ogni arrivo separatamente con il numero del volo, così ogni autista segue il volo giusto, oppure chiedete un unico piano coordinato se più persone atterrano in una breve finestra di tempo. Una Mercedes Classe V può accogliere fino a sette persone con dieci bagagli, adatta a una squadra di allestimento che viaggia insieme con bagagli personali e qualche cassa di attrezzi o brochure.
Il carico voluminoso, come gli elementi di costruzione dello stand o i macchinari, passa attraverso i canali logistici ufficiali della fiera e non attraverso un transfer passeggeri. Ciò che un van con autista può trasportare utilmente è il surplus: valigie di campioni, banner arrotolati, portatili, schermi nelle loro scatole o gli articoli dell'ultimo minuto che non sono entrati nella spedizione. Dichiarateli al momento della prenotazione affinché venga inviato il veicolo giusto.
Giorni di fiera: trasferimenti in hotel senza code
Una volta aperta la fiera, il ritmo cambia. I membri del team devono essere allo stand prima dell'arrivo dei visitatori e spesso si fermano fino a tardi per riunioni o ricevimenti. Una navetta quotidiana dall'hotel a un orario fisso è semplice e affidabile, soprattutto quando le stazioni dei taxi e i trasporti pubblici sono sotto pressione all'apertura e alla chiusura. Per i team distribuiti in più hotel, un autista a ore, minimo due ore, può raccogliere le persone da indirizzi diversi in un unico giro.
I dirigenti che arrivano per un solo giorno, come un amministratore delegato che visita clienti importanti allo stand, possono essere accolti in aeroporto e lasciati all'ingresso degli espositori pochi minuti dopo, poi riportati indietro per un volo serale. L'attesa è inclusa se un volo è in ritardo, perciò un ritardo non significa perdere un appuntamento allo stand.
Eventi serali e ospitalità per i clienti
Le fiere si estendono ben oltre i padiglioni. Cene nella città vecchia di Ginevra, ricevimenti in hotel sul lago o intrattenimento dei clienti più avanti lungo la riva richiedono tutti dei trasporti, spesso a notte fonda. Prenotare in anticipo i veicoli per queste serate evita la corsa di fine giornata e fa una buona impressione sugli ospiti. Per accogliere i clienti chiave si sceglie spesso una First Class Sedan (Mercedes Classe S), mentre un minibus mantiene unito un gruppo più numeroso.
- pianificate gli orari di ritiro per dopo l'ultima riunione, non per l'orario di chiusura ufficiale
- comunicate in anticipo l'indirizzo esatto del ristorante o della sede
- prenotate i ritorni verso hotel fuori Ginevra, dove a tarda notte i taxi possono essere più difficili da trovare
Smontaggio e partenze
L'ultimo giorno è spesso il più frenetico. Lo stand deve essere sgomberato nei tempi previsti, mentre il personale parte per i voli a orari diversi. Pianificare con cura le partenze ripaga: gli autisti possono prendere le persone direttamente al padiglione con i loro bagagli, e l'aeroporto dista solo pochi minuti. Prevedete tempo sufficiente per il check-in nei giorni di maggiore affluenza, quando molti espositori e visitatori ripartono contemporaneamente e il terminal è affollato. Campioni e materiale espositivo avanzati possono tornare in van a un hotel o a un ufficio della regione, se necessario.
Lavorare con un unico fornitore di transfer
Coordinare gli spostamenti tramite un'unica azienda fa risparmiare tempo interno. Avete un solo numero di contatto per le modifiche, veicoli uniformi e fatture che riuniscono tutti i viaggi per la contabilità. Condividete un semplice foglio di calcolo con nomi, voli, hotel e ruoli, e i transfer possono essere raggruppati in modo logico. Se il volo di un collega cambia, basta un rapido messaggio per adattare il piano.
Prenotare i transfer per espositori con AirportsTransfers.ch
I singoli transfer si prenotano online in pochi minuti: il prezzo fisso per veicolo appare prima di pagare con carta, Apple Pay o Google Pay. Per programmi di esposizione più ampi, contattate il team per un piano coordinato e una fattura aziendale. Ogni membro del team in arrivo viene accolto con un cartello con il nome, i voli vengono monitorati e gli articoli ingombranti vanno dichiarati al momento della prenotazione. Su richiesta sono disponibili anche seggiolini per bambini, per il personale che viaggia con la famiglia. Contattate AirportsTransfers.ch 24 ore su 24, 7 giorni su 7, al +41 78 346 56 77, per telefono o WhatsApp.
