Guter Konferenztransport in Genf beginnt mit einer einfachen Tatsache: Die meisten Teilnehmenden landen am Flughafen Genf, der direkt neben der Stadt liegt, nahe bei Palexpo und nur eine kurze Fahrt vom internationalen Viertel und den Hotels am See entfernt. AirportsTransfers.ch unterstützt Veranstalter dabei, fahrplanmässige Flughafenshuttles mit eigenen VIP-Fahrzeugen und einem Dispositionsplan zu kombinieren, der mit Verspätungen zurechtkommt.
- Haupteinfallstor: Flughafen Genf, wenige Minuten von Palexpo und vom Stadtzentrum entfernt
- Drei Ebenen: Gruppenshuttles, VIP-Fahrzeuge, Fahrzeuge auf Abruf
- Zentrales Instrument: eine laufend aktualisierte Ankunftsliste mit Flugverfolgung
- Fahrzeuge: Limousinen der E- und S-Klasse, V-Klasse-Vans, Sprinter-Minibusse
- Einzuplanen: Ankunftsspitzen, verspätete Flüge und kurzfristige Referenten
Die Konferenzgeografie von Genf verstehen
Genf ist kompakt, was hilft. Palexpo, das grosse Ausstellungs- und Kongresszentrum, liegt neben dem Flughafen; das internationale Viertel rund um den Palais des Nations und die von internationalen Organisationen genutzten Konferenzzentren ist nur eine kurze Fahrt entfernt; und die meisten grossen Hotels liegen am See oder in der Nähe des Hauptbahnhofs. Viele Veranstaltungen nutzen zudem Hotels in Lausanne, etwa 61 km entfernt, oder Locations am See, wenn Genf in grossen Messewochen ausgebucht ist.
Diese Geografie prägt den Plan. Fahrten zwischen Flughafen und Hotel sind kurz, sodass die Fahrzeuge rasch rotieren können, doch der Stadtverkehr zur Hauptverkehrszeit und während grosser internationaler Treffen kann die Fahrten rund um das internationale Viertel verlangsamen. Sicherheitsperimeter rund um bestimmte Veranstaltungsorte können zudem einschränken, wo Fahrzeuge halten dürfen. Klären Sie die Aussteigepunkte daher rechtzeitig vor der Veranstaltung mit dem Veranstaltungsort ab.
Programmpunkte ausserhalb verändern das Bild erneut. Ein Galadinner am See, ein Empfang in einem Schloss in den Weinbergen oder ein Ausflug nach der Konferenz nach Annecy oder Chamonix machen aus kurzen Stadtfahrten längere Strecken, teils über die französische Grenze. Behandeln Sie diese im Plan als eigene Fahrten mit eigenen Fahrzeugen, eigenen Zeiten und einem Rückfahrplan, den die Gäste kennen, bevor sie den Veranstaltungsort verlassen.
Flughafenshuttles: den Fahrplan gestalten
Gehen Sie von Daten aus. Fragen Sie angemeldete Teilnehmende bei der Registrierung nach Flugnummern und Ankunftszeiten und zeichnen Sie anschliessend die Ankunftskurve. Die meisten Veranstaltungen zeigen zwei oder drei deutliche Wellen, meist verbunden mit Morgenverbindungen aus den Drehkreuzen und Ankünften am späten Nachmittag. Dimensionieren Sie die Shuttles nach diesen Wellen: Minibusse in festem Takt während der Spitzen sowie kleinere Vans oder Limousinen für die ruhigeren Stunden und einzelne späte Ankünfte.
Die Shuttlefahrpläne sollten den Teilnehmenden im Voraus mitgeteilt werden, mit einem klaren Treffpunkt in der Ankunftshalle und einer Kontaktnummer. Versprechen Sie nicht für jeden einzelnen Flug eine Abfahrt; eine sinnvolle Regel lautet, dass niemand länger als eine festgelegte Zeit warten sollte, wobei Fahrzeuge auf Abruf die Lücken füllen. Am letzten Tag gilt die umgekehrte Logik: Die Abreisen häufen sich nach der Schlusssitzung, planen Sie daher genügend Kapazität für den Ansturm zum Flughafen ein.
VIP-Fahrzeuge und Referententransport
Keynote-Speaker, Minister, Verwaltungsratsmitglieder und Sponsoren erwarten eine individuelle Betreuung. Weisen Sie jeder Person ein eigenes Fahrzeug zu, in der Regel eine Limousine der E- oder S-Klasse, mit einem Chauffeur, der den Flug verfolgt, sie im Terminal mit einem Namensschild empfängt und den ganzen Tag erreichbar bleibt. Bei Referenten mit engem Zeitplan erlaubt ein Chauffeur auf Stundenbasis, mit einer Mindestdauer von zwei Stunden, dass das Fahrzeug vor dem Veranstaltungsort wartet und gleich nach Ende der Sitzung losfährt.
Führen Sie für jeden Gast ein VIP-Briefing: Flug, Telefonnummer, Hotel, Programmslot und allfällige Wünsche wie eine ruhige Fahrt zur Vorbereitung der Rede. Geben Sie nur weiter, was der Chauffeur benötigt. Ändert die Assistenz eines VIP die Pläne, sollte eine einzige Kontaktperson auf Veranstalterseite dies weitergeben, um widersprüchliche Anweisungen zu vermeiden.
Disposition, Kommunikation und Notfallplanung
An Veranstaltungstagen sollte eine Disponentin oder ein Disponent, ob in Ihrem oder in unserem Team, die aktuelle Liste führen und die Flüge überwachen. Verspätungen und Annullierungen sind an einem stark frequentierten Flughafen normal; dank der Flugverfolgung passen die Chauffeure ihre Abholung automatisch an, und bei verspäteter Landung ist die Wartezeit inbegriffen. Eine menschliche Entscheidung braucht dagegen die Umplanung: zwei halb leere Fahrten zusammenlegen, eine Limousine für einen gestrandeten Referenten losschicken oder eine Minibus-Runde verlängern, wenn eine Sitzung überzieht.
- Eine gemeinsame Liste mit Flugnummern, Namen und Mobilnummern
- Eine benannte Kontaktperson für die Fahrer und eine separate für die Teilnehmenden
- Vereinbarte Regeln für nicht erschienene Gäste und die Wartezeit
- Ein Reservefahrzeug auf Abruf während der Ankunftsspitzen
Konferenztransport buchen mit AirportsTransfers.ch
Für eine Konferenz offeriert AirportsTransfers.ch jedes Fahrzeug vor der Zahlung zu einem Fixpreis, den Sie online per Karte, Apple Pay oder Google Pay begleichen können; Rechnungen werden auf Ihre Organisation ausgestellt. Die Teilnehmenden werden mit Namensschildern empfangen, Flüge werden verfolgt, und bei verspäteter Ankunft ist die Wartezeit inbegriffen; Kindersitze können auf Anfrage bereitgestellt werden. Die Flotte reicht von Business-Limousinen bis zu Sprinter-Minibussen und steht rund um die Uhr zur Verfügung. Um Shuttles und VIP-Fahrzeuge für Ihre Veranstaltung zu planen, rufen Sie an oder schreiben Sie per WhatsApp an +41 78 346 56 77.
