Reibungslose Transfers für eine Veranstaltung in Genf hängen von vier Dingen ab: einer genauen Passagierliste, klarer Beschilderung am Flughafen, einem Notfallplan und einfacher Kommunikation. Da der Flughafen Genf nahe bei der Stadt liegt und Lausanne nur etwa 61 km entfernt ist, sind die meisten Fahrten kurz. Entscheidend ist deshalb eine gute Vorbereitung und nicht die Distanz. AirportsTransfers.ch arbeitet anhand Ihrer Passagierliste und stellt jedem Gast das passende Fahrzeug und den passenden Chauffeur zur Seite.
- Passagierliste: Namen, Mobilnummern, Flüge, Ziele, Gepäck
- Beschilderung: ein Namensschild für jeden Gast oder jede Gruppe in der Ankunftshalle
- Notfallplanung: Flugverfolgung, Reservekapazität, klare Wartezeitregeln
- Kommunikation: eine Kontaktperson für die Fahrer, eine für die Gäste
- Zeitplanung: Details einige Tage vorher und am Morgen selbst bestätigen
Eine Passagierliste erstellen, die wirklich funktioniert
Die Passagierliste ist die einzige verlässliche Quelle für jede Fahrt. Für jeden Gast sollte sie den vollständigen Namen enthalten, so wie er auf dem Schild erscheinen soll, eine im Ausland funktionierende Mobilnummer, Flugnummer und Datum, die Abhol- und Zieladresse, die Anzahl der Passagiere und eine Schätzung des Gepäcks. Ergänzen Sie besondere Bedürfnisse wie Kindersitze, eingeschränkte Mobilität, Sportausrüstung oder den Wunsch nach einer ruhigen Fahrt.
Flugnummern sind wichtiger als Ankunftszeiten, da der Chauffeur das Flugzeug so in Echtzeit verfolgen kann. Erfassen Sie sie bei der Registrierung und senden Sie allen, die keine angegeben haben, eine Erinnerung. Fassen Sie Gäste desselben Fluges nach Möglichkeit in einem Fahrzeug zusammen, zwingen Sie Gäste mit unterschiedlichen Flügen aber nicht, zu lange aufeinander zu warten; eine kurze Lücke ist in Ordnung, eine lange sorgt gleich zu Beginn der Veranstaltung für Frust.
Beschilderung und der Moment des Empfangs
Die Ankunft ist der erste Eindruck des Gastes von Ihrer Veranstaltung. Am Flughafen Genf wartet der Chauffeur in der Ankunftshalle mit einem Namensschild. Achten Sie daher darauf, dass der Name auf der Passagierliste mit dem Pass oder dem Namen übereinstimmt, den der Gast erkennen wird. Vereinbaren Sie bei Gruppen einen Gruppennamen auf dem Schild, zum Beispiel den Firmen- oder Veranstaltungsnamen, und sagen Sie den Gästen vorab, wonach sie Ausschau halten sollen.
Senden Sie jedem Gast ein bis zwei Tage vor der Reise eine kurze Ankunftsnachricht: wer ihn empfängt, wo, welcher Fahrzeugtyp und eine Nummer für den Fall, dass er den Chauffeur nicht findet. Gäste, die genau wissen, was nach der Gepäckausgabe geschieht, entspannen sich sofort, und das bestimmt den Ton für alles Weitere.
Denken Sie auch an die Abreise. Hotelhallen sind weniger eindeutige Treffpunkte als eine Ankunftshalle, besonders in grossen Häusern mit mehreren Eingängen. Geben Sie im Programm des Gastes genaue Abholzeit und genauen Abholort an, bitten Sie die Hotelconcierge, verspätete Gäste in die richtige Richtung zu weisen, und geben Sie den Chauffeuren die Mobilnummer des Gastes, damit ein kurzer Anruf jede Unklarheit über den richtigen Eingang klären kann.
Notfallplanung
Irgendetwas wird sich ändern. Flüge verspäten sich oder werden umgeleitet, ein Referent verpasst den Anschluss, ein Gast reist einen Tag früher an oder bringt eine Begleitung mit. Die Flugverfolgung regelt Verspätungen automatisch, und die Wartezeit ist bei verspäteter Landung inbegriffen, für alles andere brauchen Sie aber dennoch Regeln.
- Legen Sie fest, wie lange ein Chauffeur auf einen nicht erscheinenden Gast wartet
- Halten Sie während der Ankunftsspitzen mindestens ein Fahrzeug auf Abruf bereit
- Führen Sie für wichtige Referenten eine Liste alternativer Flüge
- Planen Sie im Winter bei jedem Transfer in die Berge Zeitpuffer ein
Bei Veranstaltungen mit Berg- oder grenzüberschreitenden Elementen, etwa einem Ausflug nach Chamonix, rund 90 km entfernt jenseits der französischen Grenze, sollten Sie Zeit für den Verkehr einrechnen und die Gäste daran erinnern, gültige Reisedokumente mitzuführen.
Kommunikation am Veranstaltungstag
Der häufigste Fehler ist nicht ein verspätetes Fahrzeug, sondern widersprüchliche Anweisungen. Bestimmen Sie auf Ihrer Seite eine Person, die Buchungen ändern kann, und stellen Sie sicher, dass die Gäste wissen, dass sie sich an das Event-Desk wenden sollen, statt dem Fahrer direkt neue Pläne durchzugeben. Teilen Sie an Veranstaltungstagen eine aktuelle Liste, wer abgeholt wurde, wer unterwegs ist und wer noch erwartet wird.
Werten Sie nach der letzten Abreise aus, was geschehen ist: welche Wartezeiten lang waren, wo Fahrzeuge zu wenig ausgelastet waren und welche Gäste Hilfe brauchten. Diese Notizen sind für die nächste Ausgabe unbezahlbar und helfen Ihnen, die Flotte genauer zu dimensionieren.
Event-Transfers buchen mit AirportsTransfers.ch
Jeder bei AirportsTransfers.ch gebuchte Transfer hat einen Fixpreis pro Fahrzeug, der vor der sicheren Online-Zahlung per Karte, Apple Pay oder Google Pay angezeigt wird. Die Chauffeure empfangen die Gäste mit Namensschildern, verfolgen die Flüge und warten, wenn Flugzeuge verspätet sind. Business-Limousinen, V-Klasse-Vans und Sprinter-Minibusse decken alles ab, vom einzelnen VIP bis zur ganzen Delegation; Kindersitze sind auf Anfrage erhältlich, und Skier werden mitgenommen, wenn sie bei der Buchung angegeben werden. Für Firmen werden Rechnungen ausgestellt, und das Team ist rund um die Uhr per Telefon oder WhatsApp unter +41 78 346 56 77 erreichbar.
